Das große Tutorial: KI direkt in Word und Excel arbeiten lassen

Die meisten Texte und Tabellen entstehen nicht im Chatfenster, sondern in Word und Excel. Genau dort setzt das hermine.ai Office Add-in an: Ein Seitenbereich neben Ihrem Dokument, in dem Sie der KI Aufgaben geben, und die Ergebnisse landen direkt im Dokument oder in der Tabelle, ohne Kopieren und Einfügen.

Zuletzt hat das Add-in ein systematisches Qualitätsprogramm durchlaufen. Jede Kombination aus Aufgabe und KI-Modell wurde gemessen und gezielt verbessert. In den internen Messreihen werden Dokumente und Tabellen seitdem deutlich häufiger im ersten Anlauf korrekt erstellt, die Korrekturschleifen haben sich etwa halbiert. Ein besserer Zeitpunkt für den Einstieg kommt so schnell nicht wieder. Dieses Tutorial führt Sie durch die ersten Schritte, mit Beispielen aus Verwaltung und Unternehmen.

Schritt 1: Das Add-in öffnen (5 Minuten)

Das hermine.ai Office Add-in wird zentral für Ihre Organisation bereitgestellt, in der Regel durch Ihre IT-Administration. Ist es eingerichtet, finden Sie hermine.ai im Menüband von Word und Excel. Ein Klick öffnet den Seitenbereich, dort melden Sie sich einmalig mit Ihrem hermine.ai Konto an.

Wichtig zu wissen: Es gelten dieselben Datenschutz-Leitplanken wie auf der Plattform. Ihre Dokumente bleiben im Rahmen Ihres Accounts, nichts davon trainiert fremde Modelle. Und der Fokus liegt bewusst auf Word und Excel: Für PowerPoint und Outlook bietet Microsoft derzeit keine Schnittstellen, mit denen ein KI-Einsatz wirklich sinnvoll wäre, deshalb sind beide im Add-in vorerst deaktiviert.

Schritt 2: In Word arbeiten lassen (15 Minuten)

Öffnen Sie ein echtes Dokument, an dem Sie ohnehin arbeiten müssen, ein Protokoll, einen Berichtsentwurf, eine Vorlage. Dann probieren Sie drei Arten von Aufgaben:

Fragen stellen: Das Add-in kennt Ihr Dokument und beantwortet Fragen dazu, inzwischen auch mit Seitenbezug. Auf welcher Seite steht die Regelung zur Kostenerstattung? Welche offenen Punkte nennt das Protokoll? Das ist der schnellste Weg, sich in lange Dokumente einzuarbeiten, die jemand anderes geschrieben hat.

Schreiben lassen: Geben Sie eine konkrete Anweisung mit Kontext, zum Beispiel: Formuliere aus den Stichpunkten in Abschnitt 2 ein Anschreiben an die Fachbereiche, sachlich, eine halbe Seite. Mehrzeilige Einfügungen landen sauber formatiert im Dokument, mit Überschriften, Listen und Absätzen an der richtigen Stelle.

Überarbeiten lassen: Bitten Sie die KI, das Dokument zu straffen, Fachbegriffe zu erklären oder eine einheitliche Ansprache herzustellen. Beim Aufräumen bleibt dabei jeder Inhalt erhalten, das war einer der Punkte, die im Qualitätsprogramm gezielt abgesichert wurden.

Schritt 3: In Excel auswerten und erstellen (15 Minuten)

In Excel spielt das Add-in seine Stärke bei allem aus, was zwischen Rohdaten und fertiger Auswertung liegt. Auch hier gilt: Nehmen Sie eine echte Tabelle, etwa eine Kostenaufstellung, eine Anmeldeliste oder einen Haushaltsauszug.

Eine Besonderheit, die im Alltag sofort auffällt: Das Add-in versteht jetzt auch die Formatierung Ihrer Tabelle. Zellfarben werden beim Lesen berücksichtigt, eine Frage wie: welche Zeilen sind rot markiert und warum, funktioniert also. Ausgeblendete Zeilen fließen nicht mehr unbemerkt in Auswertungen ein, was stille Fehler in Summen und Durchschnitten verhindert.

Gute erste Aufgaben sind: Fasse die Tabelle zusammen und nenne die drei größten Ausreißer. Erstelle aus den Rohdaten eine Übersicht nach Monaten. Prüfe die Spalte mit den E-Mail-Adressen auf offensichtliche Fehler. Sie werden merken: Je konkreter Sie sagen, was das Ergebnis sein soll (eine neue Tabelle, eine Spalte, eine Zusammenfassung), desto besser das Resultat.

Schritt 4: Das passende Modell wählen

Oben im Add-in wählen Sie das KI-Modell. Neu ist die Kostenstufe pro Modell, von $ bis $$$, ermittelt aus dem tatsächlich gemessenen Verbrauch pro erfolgreich erledigter Aufgabe. Als Faustregel: Für Routineaufgaben wie Zusammenfassen und Umformulieren reicht ein günstiges Modell völlig, für komplexe Auswertungen und lange Dokumente lohnt die höhere Stufe.

Pro Anwendung gibt es eine kuratierte Modell-Auswahl. Sollte das Standardmodell Ihres Agenten dort nicht verfügbar sein, wechselt das Add-in transparent auf ein geeignetes Modell und sagt Ihnen das dazu. Sie arbeiten also nie unbemerkt mit einem anderen Modell, als angezeigt wird.

Schritt 5: Der KI beim Kontrollieren zusehen

Die vielleicht wichtigste Neuerung arbeitet im Hintergrund: die eingebaute Abschlusskontrolle. Am Ende jeder Aufgabe prüft der Assistent selbstständig gegen Ihre ursprüngliche Anfrage, ob wirklich alles erledigt ist, und arbeitet Fehlendes nach. Haben Sie um fünf Abschnitte gebeten und es wurden nur vier, fällt das dem Assistenten selbst auf.

Für Sie heißt das: weniger Nachzählen, weniger Hinterherkorrigieren. Die fachliche Endkontrolle bleibt trotzdem bei Ihnen, wie bei jeder KI-Arbeit. Sie wird nur deutlich seltener fündig.

Wenn etwas hakt

Auch dafür hat das Update vorgesorgt: Bricht eine Verbindung ab, wird das nach 45 Sekunden erkannt und automatisch ein neuer Versuch gestartet. Tabellen und Code-Blöcke sind im hellen und dunklen Design sauber lesbar, und angewendete Änderungen bleiben nachvollziehbar sichtbar. Sollte trotzdem einmal etwas nicht funktionieren, hilft ein Blick auf die Formulierung: konkrete Aufgabe, konkreter Bezug (welcher Abschnitt, welche Spalte), konkretes Zielformat.

Ihre erste Stunde mit dem Add-in

Wer diese fünf Punkte durchgespielt hat, weiß, wofür sich das Add-in im eigenen Alltag lohnt, und hat meist schon die erste Aufgabe gefunden, die ab jetzt nie wieder von Hand gemacht wird.

Häufige Fragen zum Office Add-in