KI-Dienstanweisung für Kommunen: Muster für die sichere KI-Nutzung
Mit Freigabeprozess, Datenregeln und klaren Verantwortlichkeiten verhindern Sie Schatten-KI und schaffen einen sicheren Rahmen für den Arbeitsalltag. Mit Muster-Gliederung, Ampellogik und 30-Tage-Plan.
Warum Kommunen und Behörden jetzt klare Regeln brauchen
Eine KI-Dienstanweisung ist eine verbindliche interne Regelung für die dienstliche Nutzung von KI-Systemen. Sie übersetzt Anforderungen aus Datenschutz, Informationssicherheit, Geheimhaltung, Verwaltungsrecht und dem EU AI Act in klare Handlungsregeln für Beschäftigte.
Für Kommunen, Behörden und öffentliche Einrichtungen geht es dabei nicht darum, KI pauschal zu verbieten. Entscheidend ist ein kontrollierter Rahmen: Mitarbeitende müssen wissen, welche Systeme sie nutzen dürfen, welche Daten tabu sind, wann eine Fachfreigabe erforderlich ist und wer die Verantwortung für Ergebnisse trägt.
Ohne eine klare Nutzungsrichtlinie entsteht schnell Schatten-KI. Mitarbeitende verwenden dann frei zugängliche Tools aus Zeitdruck oder Unsicherheit, häufig ohne abgestimmte Datenregeln, Vertragssituation oder Freigabe. Eine gute Dienstanweisung schafft stattdessen sichere, praxistaugliche Wege für nützliche Anwendungen.
- Eine KI-Dienstanweisung regelt verbindlich, welche KI-Systeme eine Organisation dienstlich einsetzen darf, für welche Zwecke sie verwendet werden dürfen, welche Daten verarbeitet werden können und welche Kontrollen vor einer Nutzung oder Veröffentlichung erforderlich sind.
Eine Dienstanweisung ersetzt allerdings keine Datenschutz-Folgenabschätzung, keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Sicherheitsprüfung, keine Vergabeprüfung und keine erforderliche Beteiligung des Personalrats. Sie ist der operative Governance-Rahmen, nicht das einzige Compliance-Dokument.
Dieser Beitrag bietet praktische Orientierung, jedoch keine Rechtsberatung. Kommunen und Behörden sollten landesrechtliche Besonderheiten, ihr jeweiliges Personalvertretungsrecht sowie den konkreten Einzelfall durch Datenschutz, Recht und Informationssicherheit prüfen lassen.
| Instrument | Funktion | Typische Verantwortung |
|---|---|---|
| KI-Dienstanweisung | Verbindliche Regeln für Beschäftigte im Arbeitsalltag | Dienststellenleitung |
| Dienstvereinbarung | Vereinbarung mit Personalrat, etwa zu Beschäftigtendaten und Protokollauswertung | Dienststelle und Personalrat |
| KI-Leitlinie | Strategische oder ethische Orientierung | Verwaltungsleitung |
| KI-Positivliste Verwaltung | Dynamische Liste freigegebener Systeme, Funktionen und Zwecke | KI-Koordination, IT |
| DSFA und Sicherheitsprüfung | Risikoanalyse eines konkreten Verarbeitungsvorgangs oder Systems | Verantwortliche Stelle, IT, Datenschutz |
Was eine KI-Dienstanweisung mindestens regeln muss
Eine belastbare KI-Richtlinie beantwortet nicht nur die Frage „Dürfen wir KI nutzen?". Sie legt fest, wer unter welchen Voraussetzungen welches System für welchen Zweck einsetzen darf. Damit wird die Regelung für Fachämter, IT und Kontrollstellen gleichermaßen handhabbar.
- Die Dienstanweisung allein genügt nicht. Textregeln müssen durch technische Kontrollen ergänzt werden: getrennte Rollen und Rechte, EU-Hosting, sichere Authentifizierung, Löschregeln, Audit-Logs, Zugriffsbeschränkungen und Freigaben für sensible Aktionen.
Für eine umsetzbare KI-Governance empfiehlt sich eine zentral administrierbare Plattform. hermine.ai verbindet DSGVO-konformes EU-Hosting mit KI-Assistenten auf eigenen Wissensdatenbanken, Quellenangaben, getrennt freigebbaren Microsoft-365-Rechten und Audit-Funktionen. So können Regeln aus der Dienstanweisung technisch umgesetzt werden, statt nur in einem PDF zu stehen.
Ampellogik für KI: Was darf in welches Tool?
Eine Ampellogik darf nicht allein das Tool bewerten. Ein freigegebenes System kann für einen unzulässigen Zweck eingesetzt werden; umgekehrt kann die Arbeit mit einer öffentlichen Satzung deutlich weniger kritisch sein als die Verarbeitung einer Fallakte. Deshalb kombiniert eine gute Regelung immer drei Fragen:
- Werkzeugrisiko: Ist das System freigegeben, vertraglich abgesichert und sicher administrierbar?
- Datenrisiko: Handelt es sich um öffentliche, interne, vertrauliche oder personenbezogene Daten?
- Wirkungsrisiko: Bleibt die Nutzung intern oder beeinflusst sie Bürgerkommunikation, Entscheidungen oder externe Handlungen?
| Stufe | Datenarten | Typische Use Cases | Notwendige Kontrolle | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Grün | Öffentliche, synthetische oder zuverlässig anonymisierte Daten | Zusammenfassung, Übersetzung, Ideensammlung, Checklisten | Ergebnis plausibilisieren | Öffentliche Satzung verständlich zusammenfassen |
| Gelb | Interne, vertrauliche oder personenbezogene Daten | Bürgerantwort, RAG-Wissensbasis, Transkription, Bescheidentwurf | Dokumentierte Prüfung und Freigabe | Antwortentwurf auf individuelle Anfrage |
| Rot | Sozial-, Steuer-, Personal-, Geheimschutz- oder Zugangsdaten in nicht freigegebenen Systemen | Autonome Entscheidung, Social Scoring, Sicherheitsumgehung | Nutzung untersagt | Frei zugänglichen Chatbot mit Personalakte füttern |
- Grün bedeutet nicht ungeprüft. Grün bedeutet: Die Nutzung ist in einem freigegebenen Rahmen ohne zusätzliche Einzelfallfreigabe zulässig, das Ergebnis bleibt aber fachlich zu prüfen.
Die häufige Annahme, ein ersetzter Name mache Daten anonym, ist riskant. „Person A" bleibt personenbezogen, wenn eine Person durch Aktenzeichen, Adresse, Funktion, seltene Merkmale oder den Fallkontext erneut identifizierbar ist. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten und fallen weiterhin unter die DSGVO.
Ampel- und Datenmatrix für die KI-Nutzung
| Datenklasse | Nicht freigegebenes Tool | Freigegebene Enterprise-Cloud | Souveräne Cloud mit EU-Hosting | On-Premises-Umgebung | Notwendige Kontrollen |
|---|---|---|---|---|---|
| Öffentliche Daten | Gelb | Grün | Grün | Grün | Ergebnisprüfung, keine ungeprüfte Veröffentlichung |
| Interne Daten | Rot | Gelb | Gelb bis Grün | Grün | Zweckfreigabe, Berechtigungen, Löschkonzept |
| Vertrauliche Daten | Rot | Gelb bis Rot | Gelb | Gelb bis Grün | Sicherheitsprüfung, Zugriffs- und Protokollkonzept |
| Personenbezogene Daten | Rot | Gelb | Gelb | Gelb bis Grün | Rechtsgrundlage, Vertrag, Datenminimierung, DSFA-Prüfung |
| Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO | Rot | Regelmäßig Rot oder Gelb | Gelb | Gelb nach strenger Prüfung | Erhöhte Schutzmaßnahmen, meist Einzelfallfreigabe |
| Sozial-, Steuer-, Personal- oder Geheimschutzdaten | Rot | Rot | Regelmäßig Rot | Gelb nur in speziell freigegebener Umgebung | Spezifische Rechtsprüfung und technische Abschottung |
Ein grüner Use Case ist beispielsweise: Eine Mitarbeitende lässt sich aus einer bereits veröffentlichten Satzung eine verständliche Zusammenfassung oder eine interne Checkliste erstellen. Vor der Nutzung prüft sie Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit.
Ein gelber Use Case: Das Bürgerbüro möchte eine individuelle Antwort auf eine Bürgeranfrage vorbereiten. Erforderlich sind ein freigegebenes System, Datenminimierung, dokumentierte Datenprüfung, fachliche Endabnahme und ein klarer Eskalationsweg an einen Menschen.
Ein roter Use Case: Ein frei zugänglicher Chatbot soll mit Sozialdaten, Personalakten, Steuerdaten, Passwörtern oder vertraulichen Sitzungsunterlagen gefüttert werden. Diese Nutzung ist zu untersagen.
Der Freigabeprozess: von der Idee bis zum sicheren Betrieb
Ein standardisierter Freigabeprozess verhindert, dass jede Fachabteilung eigene Regeln entwickelt. Gleichzeitig beschleunigt er risikoarme Vorhaben: Wenn Anforderungen, Rollen und Prüfschritte klar sind, müssen Projekte nicht bei jeder Frage neu beginnen.
| RACI-Rolle | Aufgabe im Freigabeprozess |
|---|---|
| Dienststellenleitung | Verantwortet Grundsatzrahmen und Risikotoleranz |
| Fachamt | Beschreibt Nutzen, Prozess und fachliche Anforderungen |
| KI-Koordination | Steuert Verfahren, Positivliste und KI-Inventar |
| IT und Informationssicherheit | Prüfen Architektur, Berechtigungen, Betrieb und Schutzmaßnahmen |
| Datenschutz und Recht | Beraten zu Rechtsgrundlage, DSFA, Verträgen und Verwaltungsrecht |
| Personalrat | Wird nach einschlägigem Personalvertretungsrecht beteiligt |
| Pressestelle oder Redaktion | Gibt außenwirksame Inhalte mit dem Fachamt frei |
Ein editierbares Freigabeformular sollte mindestens Problem, Datenklassen, Zielsysteme, Berechtigungen, Außenwirkung, Risiken, Prüfstellen, Pilotdauer und Re-Evaluationsdatum abfragen. Beispiele aus der Praxis: Das Zusammenfassen einer öffentlichen Satzung ist Standardnutzung (Grün, jährliche Überprüfung), ein vorbereiteter Antwortentwurf im Bürgerbüro läuft als Pilot mit Endabnahme (Gelb, Re-Evaluation nach 90 Tagen), und eine automatisierte Leistungsentscheidung im Sozialamt bleibt ohne gesonderte Rechtsgrundlage untersagt.
DSGVO, EU AI Act und Verwaltungsrecht: die wichtigsten Pflichten
Die DSGVO und künstliche Intelligenz treffen im Verwaltungsalltag vor allem bei Prompts, Uploads, Transkripten, Wissensbasen, Protokollen und KI-Ausgaben aufeinander. Datenschutz beginnt deshalb nicht erst beim Training eines Modells, sondern bei jeder einzelnen Verarbeitung.
| Regelwerk | Praktische Konsequenz | Erforderliche Maßnahme |
|---|---|---|
| DSGVO, insbesondere Art. 5 | Nur erforderliche Daten für einen klaren Zweck verarbeiten | Datenklassen, Prompt-Regeln, Löschfristen |
| Art. 24 und 25 DSGVO | Datenschutz muss organisatorisch und technisch umgesetzt sein | Richtlinie, Rollen, datenschutzfreundliche Voreinstellungen |
| Art. 32 DSGVO | Schutz muss dem Risiko entsprechen | Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Audit-Logs, Wirksamkeitsprüfung |
| Art. 35 DSGVO | Hohes Risiko erfordert DSFA-Prüfung | Frühzeitige Datenschutzprüfung und Dokumentation |
| EU AI Act | Risikobasierter Einsatz, Transparenz, menschliche Aufsicht | KI-Inventar, Governance, Nachweise und Kontrollen |
| Art. 4 EU AI Act | KI-Kompetenzmaßnahmen für Beschäftigte | Rollenbezogene Schulungen und Teilnahmenachweise |
| § 35a VwVfG | Vollautomatisierte Verwaltungsakte nur mit Rechtsgrundlage und ohne Ermessen | Menschliche Sachbearbeitung oder gesonderte Rechtsprüfung |
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist insbesondere zu prüfen, wenn sensible Daten, Beschäftigtendaten, systematische Bewertungen von Personen oder Entscheidungen mit erheblichen Folgen verarbeitet werden. Auch die Zusammenführung mehrerer Datenbestände oder die dauerhafte Beobachtung kann ein hohes Risiko begründen.
- Ein KI-generierter Bescheidentwurf ist kein Verwaltungsakt. Die zuständige Sachbearbeitung muss Sachverhalt, Rechtsgrundlage, Ermessen, Fristen und individuelle Daten vollständig prüfen. Generative KI darf Ermessensentscheidungen nicht faktisch übernehmen.
Die KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 EU AI Act verlangt keinen identischen Kurs für alle. Sinnvoll ist ein rollenspezifisches Konzept: Basisschulung für Nutzende, vertiefende Trainings für Fachverantwortliche und besondere Qualifizierung für Administration, Datenschutz, Informationssicherheit sowie Systeme mit erhöhtem Risiko. Die interaktive EU-AI-Act-Schulung von hermine.ai kann dabei mit Audioformat und Teilnahmenachweis in ein nachweisbares Schulungskonzept eingebunden werden.
Der Personalrat sollte frühzeitig eingebunden werden, insbesondere wenn KI Arbeitsabläufe verändert, Beschäftigtendaten auswertet, Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ermöglicht, Aufgabenprofile beeinflusst oder neue Fortbildungspflichten schafft. Wo Mitbestimmungsrechte oder Beschäftigtendaten betroffen sind, ist zusätzlich eine abgestimmte Dienstvereinbarung häufig der tragfähigere Weg.
Muster: Aufbau einer KI-Dienstanweisung für die Verwaltung
Die folgende Muster-Gliederung ist für eine Musterkommune formuliert und bewusst anpassbar. Setzen Sie vor dem Erlass Ihre eigene Bezeichnung und die zuständige Stelle ein.
- Die Musterkommune ermöglicht den verantwortungsvollen Einsatz von KI zur Verbesserung von Qualität, Effizienz und Bürgerservice. KI-Systeme unterstützen Beschäftigte, ersetzen jedoch nicht deren fachliche Verantwortung. Diese Dienstanweisung regelt die rechtmäßige, sichere, transparente und nachvollziehbare dienstliche Nutzung.
- § 1 Zweck: Diese Dienstanweisung regelt die Nutzung generativer, analytischer, entscheidungsunterstützender und agentischer KI-Systeme.
- § 2 Geltungsbereich: Sie gilt für Beschäftigte, externe Auftragnehmende, dienstliche Accounts, Endgeräte und zulässige dienstliche Nutzung auf privaten Geräten.
- § 3 Begriffe: KI-System, KI-Agent, Prompt, Output, personenbezogene Daten, anonymisierte und pseudonymisierte Daten werden einheitlich definiert.
- § 4 Grundsätze: KI darf nur für dienstliche Zwecke, in freigegebenen Systemen und unter Wahrung von Datenschutz, Vertraulichkeit und menschlicher Verantwortung eingesetzt werden.
- § 5 Positivliste: Zugelassene Systeme, Funktionen, Datenklassen und Nutzergruppen sind in Anlage 1 geführt und regelmäßig zu aktualisieren.
- § 6 Ampellogik: Die Einstufung richtet sich nach Werkzeugrisiko, Datenrisiko und Wirkungsrisiko.
- § 7 Zulässige Anwendungen: Grüne Anwendungen wie die Verarbeitung öffentlicher Inhalte sind unter den definierten Bedingungen zulässig.
- § 8 Freigabepflichten: Gelbe Anwendungen benötigen vor Nutzung eine dokumentierte Prüfung und Freigabe.
- § 9 Verbote: Nicht freigegebene Verarbeitung vertraulicher Daten, Sicherheitsumgehung und unzulässige autonome Entscheidungen sind untersagt.
- § 10 Datenschutz: Personenbezogene Daten dürfen nur bei dokumentierter Rechtsgrundlage, Datenminimierung und freigegebenem System verarbeitet werden.
- § 11 Informationssicherheit: Zugangsdaten, Passwörter und Sicherheitskonfigurationen dürfen nicht in KI-Prompts eingegeben werden; Berechtigungen folgen dem Least-Privilege-Prinzip.
- § 12 Ergebnisprüfung: KI-Ausgaben sind Vorschläge. Richtigkeit, Aktualität, Quellen, Rechtskonformität und Datenschutz sind vor Verwendung zu prüfen.
- § 13 Außenkommunikation: Pressemitteilungen, Reden, Webseiten und Bürgerkommunikation erfordern fachliche sowie redaktionelle Endfreigabe.
- § 14 KI-Agenten: Agenten dürfen nur freigegebene Systeme nutzen und keine externen, finanziellen oder rechtsverbindlichen Handlungen ohne menschliche Bestätigung auslösen.
- § 15 Dokumentation: Freigaben, relevante Prüfungen, verantwortliche Rollen und wesentliche Änderungen sind risikobasiert zu dokumentieren.
- § 16 Schulung: Vor Nutzung sind die vorgesehenen Schulungen zu absolvieren; für gelbe Anwendungen gelten vertiefte Anforderungen.
- § 17 Vorfallmeldung: Datenabfluss, falsche Auskünfte, unerlaubte Eingaben, Prompt Injections und unerwartete Agentenaktionen sind unverzüglich über den Meldeweg zu melden.
- § 18 Inkrafttreten: Die Regelung tritt am Tag nach ihrer Bekanntgabe in Kraft und wird mindestens halbjährlich sowie anlassbezogen überprüft.
- § 19 Verantwortlichkeiten: Aufgaben von Fachamt, IT, Informationssicherheit, Datenschutz, Recht, Vergabe und KI-Koordination werden in einer RACI-Anlage festgelegt.
- § 20 Anlagen: Positivliste, Ampelmatrix, Freigabeformular, Output-Checkliste, Incident-Formular und Agenten-Berechtigungsprofil sind verbindlicher Bestandteil.
Für die Dokumentation gilt Augenmaß: Eine pauschale Vollprotokollierung aller Prompts ist nicht empfehlenswert. Sie kann selbst zusätzliche Beschäftigten- oder Personendaten erzeugen. Protokolliert werden sollten nur Informationen, die für Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Fehleranalyse und rechtliche Pflichten tatsächlich erforderlich sind.
Qualitätssicherung: KI-Ergebnisse prüfen, bevor sie nach außen gehen
KI-Ausgaben sind keine belastbaren Tatsachenbehauptungen und keine verbindlichen Rechtsauskünfte. Sie können Quellen erfinden, veraltete Regelungen verwenden, Fallkonstellationen vermischen oder Anweisungsreste aus dem Prompt ausgeben. Die Verantwortung bleibt bei der fachlich zuständigen Person.
Besonders bei Bürgerkommunikation, Pressemitteilungen, Reden, Bescheidentwürfen und entscheidungsrelevanten Inhalten reicht ein bloßer Freigabe-Klick nicht aus. Die prüfende Person muss ausreichend qualifiziert sein, die Ausgabe tatsächlich lesen, Quellen prüfen und Änderungen nachvollziehbar vornehmen können.
Vorher-Nachher-Beispiel: Ein KI-Entwurf für eine Bürgerantwort nennt eine erfundene Rechtsgrundlage und behauptet eine nicht vorhandene Frist. In der Fachprüfung wird die Quelle nicht gefunden. Die Sachbearbeitung ersetzt die Passage durch die tatsächlich einschlägige kommunale Regelung, ergänzt die korrekte Frist und dokumentiert die Endabnahme. Erst danach darf die Antwort versendet werden.
Auch bei einer Pressemitteilung oder Rede bleibt die Prüfung zwingend. Schon ein versehentlich stehen gebliebener Prompt-Rest in einer Rede kann Reputationsschäden verursachen, selbst wenn der Text inhaltlich unkritisch ist. In hermine.ai können Fachämter dafür Dokumente prüfen lassen, Korrekturvorschläge einarbeiten und annotierte PDF- oder Word-Versionen für die Endabnahme exportieren.
Sonderfall KI-Agenten: Rechte, Bestätigungen und Protokollierung
Ein KI-Agent erzeugt nicht nur Texte. Er kann Systeme aufrufen, Daten lesen, Termine vorschlagen, Dokumente erstellen oder Aktionen in Drittsystemen auslösen. Dadurch steigt das Risiko deutlich: Ein fehlerhafter oder manipulativ beeinflusster Agent kann mehr Schaden verursachen als ein fehlerhafter Textentwurf.
Die Dienstanweisung muss für KI-Agenten daher ausdrücklich festlegen, welche Zielsysteme zugelassen sind, ob nur Lese- oder auch Schreibrechte bestehen, welche Transaktionslimits gelten und wann eine menschliche Bestätigung erforderlich ist.
| Agentenrisiko | Technische Kontrolle | Organisatorische Freigabe |
|---|---|---|
| Agent liest Kalenderdaten | Getrennte Lese- und Schreibrechte, API-Allowlisting | Freigabe durch Systemeigentümer und Fachamt |
| Agent schlägt Termine vor | Sandbox, keine automatische Buchung | Fachliche Pilotfreigabe |
| Agent erstellt Dokumente | Vorlagen, Quellenbindung, Versionskontrolle | Menschliche Endabnahme |
| Agent versendet externe Nachricht | Bestätigung vor Versand, Empfänger-Restriktionen | Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Vorgängen |
| Agent verändert Fachverfahren | Standardmäßig gesperrte Schreibrechte, Kill Switch | Gesonderte Sicherheits-, Rechts- und Betriebsfreigabe |
- Agenten erhalten nur die minimal notwendigen Rechte.
- Lese- und Schreibrechte werden getrennt vergeben.
- Zielsysteme und Schnittstellen stehen auf einer API-Allowlist.
- Zugangsdaten sind zeitlich befristet und rotierbar.
- Kritische Aktionen haben Transaktionslimits und menschliche Bestätigungsstufen.
- Wesentliche Aktionen werden in Audit-Logs nachvollziehbar protokolliert.
- Ein Kill Switch muss den Agenten sofort stoppen können.
- Agenten dürfen Rechte nicht eigenmächtig erweitern, keine Sicherheitskontrollen umgehen und keine fremden Daten verändern.
- Rechtsverbindliche Erklärungen, finanzielle Buchungen und externe Nachrichten dürfen nicht ohne erforderliche Bestätigung ausgelöst werden.
Ein praxistauglicher Start ist begrenzt: Ein Agent darf Termine vorschlagen oder Daten lesend aus einem freigegebenen System abrufen. Er darf aber keine Rechte verändern, keine Buchung verbindlich auslösen und keine externe Nachricht ohne menschliche Bestätigung versenden. hermine.ai unterstützt dieses Prinzip mit Human-in-the-Loop-Freigaben für sensible Agentenaktionen und getrennt steuerbaren Berechtigungen.
Umsetzung in 30 Tagen: der Einstieg für kleine und mittlere Kommunen
Eine KI-Dienstanweisung muss nicht monatelang auf die perfekte Gesamtstrategie warten. Ein kontrollierter, risikoarmer Start schafft Erfahrungen und reduziert Schatten-KI. Das Motto lautet: belastbar beginnen, messbar lernen, geordnet erweitern.
| Fachbereich | Risikoarmer Pilot-Use-Case | Erwarteter Nutzen | Mindestkontrolle |
|---|---|---|---|
| Hauptamt | Öffentliche Satzungen zusammenfassen | Verständlichere interne Arbeitshilfen | Fachliche Plausibilitätsprüfung |
| Pressestelle | Erste Struktur für Pressemitteilung | Schnellere Entwürfe | Faktencheck und redaktionelle Freigabe |
| Personalentwicklung | Schulungsunterlagen strukturieren | Konsistente Lernmaterialien | Keine Beschäftigtendaten eingeben |
| Bauamt | Öffentliche Vergabeunterlagen erklären | Bessere interne Vorbereitung | Quellen- und Fachprüfung |
| Organisation | Meeting-Ergebnisse aus freigegebenen Notizen strukturieren | Weniger Nachbereitungsaufwand | Teilnehmer- und Datenschutzprüfung |
Nach dem Pilot sollten Nutzungsrate, Zeitersparnis, Fehlerquote, Eskalationen, Korrekturaufwand und Nutzerzufriedenheit gemessen werden. Aktualisieren Sie anschließend KI-Inventar, Positivliste und Schulungsdokumentation. Ein Insights-Dashboard kann zusätzlich helfen, wiederkehrende Themen und Unterstützungsbedarfe in der Organisation sichtbar zu machen.
Ein gutes Schatten-KI-Szenario sieht so aus: Die Kommune ersetzt ein pauschales Verbot durch eine Positivliste, eine kurze Basisschulung und einen klaren Meldeweg für neue Tool-Wünsche. Mitarbeitende erhalten eine sichere Alternative, statt auf private oder nicht freigegebene Accounts auszuweichen.
Vertiefung: die Rolle hinter den Regeln
Wer die Dienstanweisung nicht nur schreiben, sondern dauerhaft verantworten soll, braucht mehr als eine Vorlage. Dafür gibt es in der hermine.ai academy die Ausbildung „KI-Beauftragte(r) in der Verwaltung": acht Kernmodule plus Praxisprojekt am eigenen Haus (56 plus 24 Stunden, verteilt über 9 bis 12 Monate), vom Rechtsrahmen über Governance und Beschaffung bis zur Personalvertretung, auf dem Rechtsstand nach Digital Omnibus und KI-MIG. Das Governance-Modul liefert die Arbeitshilfen aus diesem Artikel als editierbare Vorlagen mit: Rollenblatt, Leitlinien-Beschlussvorlage, KI-Verzeichnis, Freigabeprozess-Formulare und Vorfallkonzept. Wenn Sie die Ausbildung für Ihre Verwaltung kennenlernen möchten, sprechen Sie uns an, wir stellen Ihnen Curriculum und Ablauf persönlich vor.
Fazit: Ermöglichungsrahmen statt Verbotskatalog
Eine wirksame KI-Dienstanweisung verbindet klare rote Linien mit nutzbaren Freiräumen. Sie reduziert Schatten-KI, schützt Datenhoheit und schafft einen nachvollziehbaren Freigabeprozess. Besonders wichtig sind eine dynamische Positivliste, die dreidimensionale Ampellogik, technische Schutzmaßnahmen, echte menschliche Qualitätskontrolle und besondere Regeln für KI-Agenten.
Mit hermine.ai können Kommunen und öffentliche Einrichtungen diese Regeln in einem EU-gehosteten, DSGVO-konformen Betriebsmodell verankern: eigene Wissensbasen mit Quellenangaben, getrennte Rechte für Microsoft-365-Tools, Human-in-the-Loop-Freigaben, Audit-Logs, dokumentierbare Schulungen und sichere Assistenzfunktionen schaffen eine belastbare Brücke vom Regelwerk in den Arbeitsalltag.
FAQ zur KI-Dienstanweisung
Eine verbindliche interne Regelung zur dienstlichen Nutzung von KI-Systemen. Sie legt zugelassene Tools, Datenregeln, Freigaben, Verantwortlichkeiten, Prüfpflichten und Meldewege fest.
Eine eigenständige Dienstanweisung ist nicht immer ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben. Sie ist jedoch ein zentraler Governance-Baustein, um DSGVO, EU AI Act, Informationssicherheit und Verwaltungsrecht praxistauglich umzusetzen sowie Schatten-KI zu reduzieren.
Öffentliche oder zuverlässig anonymisierte Daten können in freigegebenen Systemen meist für grüne Anwendungen genutzt werden. Interne, vertrauliche oder personenbezogene Daten benötigen mindestens eine gelbe Prüfung. Sozial-, Steuer-, Personal-, Geheimschutz- und Zugangsdaten dürfen nicht in nicht freigegebene Systeme eingegeben werden.
Sie bewertet Werkzeugrisiko, Datenrisiko und Wirkungsrisiko gemeinsam. Grün steht für freigegebene risikoarme Nutzung, Gelb für Nutzung mit Prüfung und Freigabe, Rot für unzulässige Anwendungen.
Öffentliche KI-Tools sollten dienstlich nur genutzt werden, wenn sie auf der Positivliste Ihrer Organisation stehen und der konkrete Use Case die zulässige Datenklasse einhält. Für kommunale Arbeitsprozesse mit Governance-, Datenschutz- und EU-Hosting-Anforderungen ist eine zentral administrierbare Plattform wie hermine.ai die geeignetere Lösung.
Die Dienststellenleitung sollte einen verbindlichen Prozess und eine KI-Koordination festlegen. Je nach Risiko sind Fachamt, IT, Informationssicherheit, Datenschutz, Recht, Vergabe, Personalrat und Systemeigentümer einzubeziehen. Der Datenschutzbeauftragte berät und kontrolliert, ist aber nicht automatisch alleiniger Genehmiger.
Das hängt vom konkreten System und dem jeweiligen Landespersonalvertretungsrecht ab. Eine frühe Beteiligung ist besonders wichtig, wenn Arbeitsabläufe, Beschäftigtendaten, Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, Aufgabenprofile oder Fortbildung betroffen sind.
Wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Rechte und Freiheiten natürlicher Personen verursacht. Typisch sind sensible Daten, Beschäftigtendaten, systematische Personenbewertung, umfangreiche Datenverarbeitung und entscheidungsrelevante KI-Anwendungen.
Art. 4 EU AI Act verlangt angemessene Maßnahmen zur Förderung von KI-Kompetenz. Die Schulung sollte risikobasiert erfolgen: Basisschulung für Nutzende, vertiefende Inhalte für verantwortliche Rollen und weitergehende Qualifizierung für Systeme mit erhöhtem Risiko oder Agentenfunktionen.
KI kann einen ersten Entwurf vorbereiten. Vollständig automatisierte Verwaltungsakte sind nach § 35a VwVfG nur zulässig, wenn eine Rechtsvorschrift dies erlaubt und weder Ermessen noch Beurteilungsspielraum bestehen. Die zuständige Sachbearbeitung bleibt für Prüfung und Entscheidung verantwortlich.
Vor Versand oder Veröffentlichung sind Richtigkeit, Aktualität, Quellen, Rechtskonformität, Datenschutz, Diskriminierungsrisiken, Urheberrechte und Prompt-Reste zu prüfen. Bei Außenkommunikation und entscheidungsrelevanten Inhalten ist eine dokumentierte menschliche Endabnahme erforderlich.
KI-Agenten brauchen eigene Regeln für Zielsysteme, Lese- und Schreibrechte, API-Allowlisting, Transaktionslimits, Bestätigungsstufen, Audit-Logs, zeitlich befristete Zugangsdaten und Kill Switches. Sie dürfen Rechte nicht selbst erweitern und keine rechtsverbindlichen, finanziellen oder externen Handlungen ohne erforderliche menschliche Bestätigung auslösen.