hermine.ai Rollout-Playbook
Dieses Playbook ist Ihr Fahrplan für den erfolgreichen Rollout von hermine.ai in Ihrem Unternehmen. Es bietet Ihnen eine strukturierte Vorgehensweise, um die Einführung von Generativer KI zu planen, durchzuführen und nachhaltig zu gestalten. Nutzen Sie diesen als Inspiration und passen Sie ihn an Ihre spezifischen Bedürfnisse an.
Phasenmodell
Warum dieses Modell? Das Phasenmodell liefert einen klaren roten Faden: Jede Stufe baut auf der vorherigen auf, sodass Technik, Use-Cases und Adoption Schritt für Schritt wachsen können. So vermeiden Sie Überforderung im Team, sichern frühe Erfolge (Quick-Wins) und schaffen eine messbare Lernkurve, die sich in KPIs widerspiegelt.
| Phase | Ziel | Typische Dauer |
|---|---|---|
| 0 Vorbereitung | Technik & Grundlagen stehen | 1 Woche |
| 1 Entdecken | Pilot nutzt erste Use Cases | 4 Wochen |
| 2 Ausbauen | Mehr Use Cases & Nutzer:innen | 4 Wochen |
| 3 Wachsen | Kontinuierliche Optimierung | ab Woche 9 |
Checkliste Phase 0 – Vorbereitung
- [ ] Firmen-Branding, Rechtstexte, Links in hermine.ai hinterlegt
- [ ] SSO mit IdP (Azure AD, Okta, …) aktiviert
- [ ] Prompt- & Assistenten-Bibliothek mit Quick-Wins befüllt
- [ ] Slack/Teams-Kanal für Fragen & Erfolgsgeschichten erstellt
- [ ] Pilotgruppe (5–20 Personen) bestätigt & eingeladen
- [ ] KPIs und Reporting-Rhythmus definiert
Workshops & Wochenplan (Phase 1 & 2)
Wozu der feste Rhythmus? Die strukturierten Workshops vermitteln Know-how genau dann, wenn es gebraucht wird: vom ersten Aha-Moment bis zur Ideation neuer Anwendungsfälle. Gleichzeitig schaffen die Sessions einen verlässlichen Kommunikations-Touchpoint, der Fragen kanalisiert und best practices sofort teilt.
| Woche | Workshop (45–60 min) | Inhalte | Vorlagen/Tools |
|---|---|---|---|
| 1 | Kick-off | Demo, 2 Pilot-Use-Cases, Q&A | Deck: Kickoff-Slides.pptx |
| 2 | Prompt-Basics | Struktur guter Prompts, Live-Übungen | Sheet: Prompt-Cheatsheet |
| 3 | Assistenten bauen | Schritt-für-Schritt im Editor | Video: Assistent How-to |
| 4 | Use-Case Ideation | 5 Aufgaben sammeln, priorisieren | Miro-Board-Template |
| 6 | Use-Case Check-in | Fortschritt, Stolpersteine, Support | Retro-Miro-Board |
| 8 | Show & Tell | Erfolgreiche Use Cases vorführen | Recording für Intranet |
1-zu-1 Coachings: Jeder Pilot-User kann 30-min-Slots buchen.
Dauerhafte Initiativen (Phase 3)
Warum langfristige Formate? Nach dem Pilot steckt der Mehrwert in der Breite: Dauerhafte Initiativen sorgen dafür, dass Wissen nicht versandet, sondern regelmäßig aufgefrischt wird. Sie fördern Vernetzung unter Power-Usern, halten das Thema im Gespräch und machen Fortschritte sichtbar.
| Initiative | Rhythmus | Ziel |
|---|---|---|
| Promptathon | vierteljährlich | Neue Ideen, Vernetzung |
| 30-Tage-Challenge | jährlich | Gewohnheit aufbauen, Spaß |
| AI-Newsletter | 2-wöchentlich | Wissen teilen, Momentum |
| Mini-Tipps | 2× pro Woche | Schnelle Aha-Momente |
| All-Hands Spotlight | monatlich | Erfolge feiern |
Kennzahlen & Reporting
Was wird gemessen – und warum? Transparente Kennzahlen machen Fortschritt greifbar und helfen, Investitionen gegenüber Stakeholdern zu rechtfertigen. Durch ein klares Dashboard erkennen Sie schnell Optimierungsbedarf, triggern gezielte Enablement-Maßnahmen und feiern Erfolge mit Daten-Back-up.
| Kategorie | KPI | Zieltrend | Reporting-Tool |
|---|---|---|---|
| Nutzung | Aktive Nutzer:innen | ↑ stetig | hermine.ai Admin-Dashboard |
| Aktivität | Prompts pro Nutzer:in | +10 %/Monat | Dashboard |
| Effizienz | Gesparte Zeit/Prozess | ≥ 20 % | Umfrage + Prozess-KPIs |
| Qualität | Fehlerrate/Report | –30 % | QA-Logs |
| Zufriedenheit | NPS | ≥ 60 | Quartalsumfrage |
Governance & Sicherheit
Sicherheit first – ohne Innovation zu bremsen Gerade im Enterprise-Kontext ist Vertrauen entscheidend. Ein klares Governance-Framework zeigt, dass hermine.ai Datenschutz-, Compliance- und Audit-Anforderungen erfüllt, während flexible Deployment-Optionen (Cloud oder On-Prem) den spezifischen Branchenbedarf abdecken.
- Datenschutz (DSGVO) – Daten werden in EU-Region gespeichert, kein Training externer Modelle.
- Rollen & Rechte – RBAC-Modell mit Prompt-Policies.
- Audit-Logs – Export in Ihr SIEM (Splunk, Azure Sentinel …).
- On-Prem-Option – Für Branchen mit strengen Auflagen.
- Prompt-Filter – Integrierter Schutz vor sensiblen Inhalten.
Vorlagen & Ressourcen
Alles griffbereit Gut kuratierte Templates sparen Zeit: Teams starten ohne leeres Blatt, halten Präsentationen konsistent und haben Checklisten zur Hand, um nichts zu vergessen. Alle Materialien liegen zentral im Ordner /hermine_resources, sodass niemand lange suchen muss.
| Typ | Datei / Link | Beschreibung |
|---|---|---|
| Slide-Deck | Kickoff-Slides.pptx | Agenda + Demo-Screenshots |
| Cheatsheet | Prompt-Cheatsheet.pdf | Best-Practice Aufbau guter Prompts |
| Video | Assistent How-to.mp4 | 5-Min Schritt-für-Schritt |
| Miro Board | Use-Case Ideation | Vorlage für Ideensammlung |
| Checklist | Go-Live Checklist.docx | 30 Punkte vor Produktionsstart |
Tipp: Alle Vorlagen finden Sie im Ordner /hermine_resources Ihrer Dokumentation.
Häufige Stolperfallen & Gegenmittel
Aus Fehlern anderer lernen Typische Hürden tauchen in fast jedem Roll-out auf. Indem Sie sie proaktiv ansprechen und konkrete Gegenmittel definieren, erhöhen Sie die Erfolgsquote und reduzieren Frustration im Team erheblich.
| Stolperfalle | Gegenmittel |
|---|---|
| Zu viele Use Cases gleichzeitig | 1–2 Quick-Wins, dann iterieren |
| Über-Planung | Klein starten, Feedback integrieren |
| Keine Messung | KPIs früh festlegen & reviewen |
| Kein Storytelling | Erfolge sichtbar machen (All-Hands, Newsletter) |
Erweiterte Integrationen (Phase 3+)
Next Level Productivity Sobald Basis-Use-Cases skalieren, entfaltet hermine.ai erst mit Integrationen seinen vollen Wert: Von Unternehmens-Suche bis hin zu automatisierten Agenten lassen sich so manuelle Tasks minimieren und End-to-End-Prozesse beschleunigen.
- Suche – hermine.ai durchsucht Confluence, SharePoint, Google Drive.
- Actions – Lese-, Schreib- oder Update-Zugriff auf ERP/CRM.
- API-Access – hermine.ai aus eigenen Apps ansteuern.
- Agenten – Vollautomatische Workflows mit mehreren Schritten.
Abschluss-Checkliste pro Quartal
Kontinuierliche Verbesserung verankern Der Roll-out ist kein Einmal-Projekt. Die Quartals-Checklist sorgt dafür, dass KPIs, Trainingsbedarf und Sicherheitsanforderungen regelmäßig reflektiert und angepasst werden – damit hermine.ai dauerhaft Mehrwert liefert.
- [ ] KPIs erreicht oder angepasst?
- [ ] Neue Champions & Schulungsbedarf identifiziert?
- [ ] Prompt-/Assistenten-Bibliothek aktualisiert?
- [ ] Sicherheit & Compliance geprüft?
- [ ] Feedback in Roadmap übernommen?
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