Kommunen, die schon VerwaltungsGPT einsetzen
Insights für Behörden und Kommunen
Verwaltung & KI: Was Kommunen jetzt wissen müssen
Wie können Kommunen KI sicher, rechtskonform und pragmatisch einsetzen?
Unser Whitepaper zeigt echte Anwendungsfälle aus deutschen Verwaltungen, erläutert Kostenmodelle, Datenschutzaspekte und konkrete Schritte für die Einführung von KI im Verwaltungsalltag.
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So funktioniert Verwaltungs-GPT in der Praxis
Anwendungsfälle, die Kommunen sofort entlasten
Presse-, Social Media-, E-Mail-Assistenz
Automatisierte Kommunikation
Ausgangslage:
Öffentlichkeitsarbeit kostet viel Zeit – besonders in kleinen Kommunen. Die Erstellung von Pressemitteilungen, Social-Media-Beiträgen und Newslettern bindet kontinuierlich Aufmerksamkeit und Ressourcen.
Beschreibung:
hermine.ai unterstützt bei Textproduktion, Stilprüfung und Themenrecherche – z. B. für Pressemitteilungen, Social-Media-Beiträge oder Newsletter. Die Funktionen entsprechen den bereits erfolgreich erprobten Anwendungsfällen PresseGPT und SocialMediaGPT im VerwaltungsGPT-Projekt.
Chance:
- Entlastung bei Routinetexten und Bürgerkommunikation
- Einheitliche Tonalität und Wortwahl über alle Kanäle
- Schnellere Veröffentlichungszyklen
- Professionelle Kommunikation trotz knapper Personalressourcen
Verwaltungsinterne Wissensarbeit
Intelligentes Wissensmanagement
Ausgangslage:
Wissen ist oft personengebunden und verstreut über Fachämter, E-Mails, Netzlaufwerke oder Dokumentenmanagementsysteme. Bei Personalwechsel geht wichtiges Fachwissen verloren und neue Mitarbeitende haben Schwierigkeiten an bestehendes Fach- und Verwaltungswissen anzuknüpfen.
Beschreibung:
VerwaltungsGPT dient als interne, datenschutzkonforme Wissensplattform, die vorhandene Dokumente, Satzungen, Beschlüsse, Handbücher und Verfahrensregeln semantisch durchsucht und Antworten im Verwaltungskontext liefert. Entspricht dem im VerwaltungsGPT erprobten Ansatz interner Wissensdatenbanken – alle Mitarbeitenden können auf gebündeltes Wissen zugreifen.
Chance:
- Reduziert Rückfragen zwischen Fachbereichen und Ämtern
- Sichert Wissen beim Personalwechsel
- Spart Zeit bei wiederkehrenden Recherchen
- Ermöglicht schnelleren Wissenstransfer für neue Mitarbeitende
KI im Bürgerservice – Digitale Assistenz für Kommunen
Bürger-ChatBot
Ausgangslage:
Bürgeranfragen wiederholen sich häufig, wodurch Bearbeitungszeiten steigen. Mitarbeitende beantworten täglich ähnliche Fragen zu Formularen, Öffnungszeiten oder Verfahren. Fehlende Erreichbarkeit und Sprachbarrieren erschweren einen inklusiven Bürgerservice.
Beschreibung:
VerwaltungsGPT stellt eine digitale Bürgerassistenz bereit, die auf kommunale Wissensquellen (z. B. FAQs, Webseiteninhalte, Satzungen oder Formulare) zugreift. Der Chatbot beantwortet Fragen automatisiert im natürlichen Dialogstil und entlastet Mitarbeitende. Erste Tests in Kommunen zeigen: Auch komplexere Anliegen können zuverlässig bearbeitet werden.
Chance:
- 24/7-Auskünfte ohne zusätzlichen Personalaufwand
- Einheitliche und konsistente Antworten über alle Kanäle
- Entlastung der Mitarbeitenden von Routinefragen
- Barrierefreie, inklusive Kommunikation
Wissensarbeit im Dialog mit den Bürgern
Dokumenten- und Antragshilfe
Ausgangslage:
Anträge werden oft unvollständig eingereicht, was zu zeitaufwändigen Nachfragen und Verzögerungen in der Bearbeitung führt. Die manuelle Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität bindet erhebliche Personalressourcen.
Beschreibung:
VerwaltungsGPT prüft die Vollständigkeit und Plausibilität von Anträgen auf Basis von Vorlagen und Prozesslogiken (z. B. Bauanträge, Förderanträge). VerwaltungsGPT nutzte bereits vergleichbare Funktionen zur Vollständigkeitsprüfung und Prozessunterstützung, die sich in der Praxis bewährt haben.
Chance:
- Beschleunigte Bearbeitung durch automatische Vorprüfung
- Weniger Rückläufer und Nachfragen
- Einheitlichere Prüfungskriterien für alle Anträge
- Entlastung der Sachbearbeitung für komplexere Aufgaben
Event- und Projektplanung
EventGPT
Ausgangslage:
Veranstaltungsmanagement und Projektkoordination binden viele Ressourcen in der Verwaltung. Die Planung von Events, Erstellung von Sicherheitskonzepten und umfassende Dokumentation erfordern erheblichen zeitlichen und personellen Aufwand.
Beschreibung:
VerwaltungsGPT unterstützt bei Planung, Sicherheitskonzepten und Dokumentation – durch Zugriff auf interne Vorlagen, Checklisten und Erfahrungsberichte. Entspricht dem im VerwaltungsGPT beschriebenen EventGPT, das bereits erfolgreich für die Veranstaltungsplanung eingesetzt wurde.
Chance:
- Strukturierte Planung durch bewährte Vorlagen und Checklisten
- Automatisierte Erstellung von Sicherheitskonzepten
- Effiziente Dokumentation und Nachbereitung
- Wissenstransfer aus vergangenen Veranstaltungen
Integration von Stadt- und Fachdaten
Smart City & Datenintegration
Ausgangslage:
Kommunale Daten liegen isoliert in verschiedenen Fachsystemen und können nicht effizient miteinander verknüpft werden. Diese Datensilos erschweren ganzheitliche Analysen und intelligente Stadtentwicklung.
Beschreibung:
VerwaltungsGPT fungiert als semantische Brücke zwischen Fachverfahren, z. B. Geodaten, Energie, Mobilität und Verwaltung, und verknüpft diese kontextsensitiv. VerwaltungsGPT nannte bereits „Unterstützung im Smart City Alltag durch universelle KI-Agenten" als vielversprechende Zukunftsoption.
Chance:
- Verknüpfung isolierter Datenbestände zu einem Gesamtbild
- Intelligente Analysen für bessere Stadtplanung
- Automatisierte Erkennung von Zusammenhängen zwischen Bereichen
- Grundlage für datengetriebene Entscheidungen in der Stadtentwicklung
Erfahrungen aus Kommunen
Wie Verwaltungs-GPT Verwaltungen im Alltag entlastet
Kommunen, die Verwaltungs-GPT einsetzen, berichten vor allem von schnellerem Zugriff auf internes Wissen, weniger Rückfragen im Haus und spürbarer Entlastung in der täglichen Sachbearbeitung.
Stefan Reichelt
Bürgermeister Chieming
“Mit dem VerwaltungsGPT konnten wir erstmals eigene Wissensdatenbanken aufbauen, die nicht nach außen gehen. So haben alle Mitarbeitenden einen geschützten Zugriff auf das Wissen in den Sachgebieten – ohne ständig durchs Haus laufen zu müssen. Informationen lassen sich jetzt schnell und unkompliziert direkt aus der Wissensdatenbank abrufen.”
Interview zur KI-Nutzung in Chieming ansehen
Wie Chieming Verwaltungs-GPT erfolgreich im Arbeitsalltag einsetzt
Chieming am Chiemsee gehört zu den ersten Pilotkommunen, die VerwaltungsGPT fest in ihren Arbeitsalltag integriert haben.
Die Einführung der KI erfolgte in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden, um die spezifischen Anforderungen der Verwaltung passgenau zu adressieren und wertvolle Erkenntnisse für die Weiterentwicklung zu gewinnen.
VerwaltungsGPT
Sicher, strukturiert und für Verwaltungen entwickelt
Sicher starten. Kompetent werden. Selbstständig bleiben.
Wo steht Ihre Verwaltung?
Wo steht Ihre Kommune beim Einsatz von KI?
Kommunen unterscheiden sich stark darin, wie weit sie beim Einsatz von KI sind: von ersten Pilotprojekten bis hin zu bereits etablierten KI-Prozessen. Damit Verwaltungen ihre nächsten Schritte gezielt planen können, hilft eine klare Standortbestimmung: Wie arbeitet Ihre Verwaltung heute – und was brauchen Sie, um KI sicher, verantwortungsvoll und wirksam einzusetzen?
Unser Modell zeigt typische Entwicklungswege auf und dient als Orientierung, ohne Verwaltungen in ein starres Schema zu.
Eine ausführliche Selbstanalyse und praktische Checklisten finden Sie im Whitepaper.
Beobachter
Interesse an KI vorhanden, aber keine eigenen Projekte.
Anwender
Erste Pilotlösungen im Einsatz (z. B. Chatbots, Textassistenz).
Stratege
Gezielte Planung anhand von Anwendungsfällen & Compliance.
Integrierer
KI ist in Prozesse, Kommunikation oder Fachsysteme eingebettet.
Transformator
KI wird Teil der Organisationskultur und steuert Wissen & Abläufe.
Erfahrungen aus der Praxis
Was Kommunen aus ersten KI-Pilotprojekten lernen können
Frühe Pilotprojekte zeigen, wie komplex – aber auch wie wertvoll – die Einführung von KI in der Verwaltung sein kann.
Die Erfahrungen aus diesen Projekten helfen anderen Kommunen, typische Herausforderungen zu verstehen und realistische nächste Schritte zu planen.
Wie könnte ein KI-Pilotprojekt in Ihrer Verwaltung aussehen?
Machen Sie den ersten Schritt und erhalten Sie eine Einschätzung zu möglichen Use Cases, Anforderungen und Umsetzungswegen.
Wir prüfen gemeinsam, welche Anwendungsfälle sinnvoll sind, wie ein Pilotprojekt machbar wird und welche Schritte dafür notwendig sind – datenschutzkonform und verwaltungsnah.
Webinare und Veranstaltungen
VerwaltungsGPT
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